Softwareeinführung – 5 – Projekt – Start

• Projektmanager des Anbieters ist kein Unternehmensberater
• Timing Projektstart
• Projektphasen
• Projektschritte (2- oder 3-Boxen-Strategie?)

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>>> Überarbeitung erfolgte am 30. August 2013 <<<

So der Vertrag ist unterschrieben und mit dem Projekt kann alsbald begonnen werden. Jetzt kannst Du Dich erstmal zurücklehnen.

Weit gefehlt, jetzt geht es erst richtig los!

Diese Reaktion habe ich immer wieder beobachtet. Müde geworden, durch die Evaluierung, den Vertrags-Marathon und die damit verbundene Doppelbelastung, sind die Meisten Klienten glücklich alles Überstanden zu haben. An diesem Punkt zahlt sich dann die frühzeitige Einrichtung einer Projektorganisation aus, so dass die Zuständigkeiten und Aufgaben klar geregelt sind.

Ich möchte in diesem und den folgenden Beiträgen nicht in die Niederungen des Projektmanagements und seiner Methodiken abtauchen, sondern vielmehr auf wichtige Details in der Umsetzung eingehen. Der erfahrene Projektmanager kennt vieles davon mit Sicherheit schon. Aber gerade darum weiß er auch, es gibt nichts, was es nicht gibt. 

Nehmen wir an, Du hast Dich für einen Softwareanbieter entschieden, der bei Dir eine Software-Suite für das Management alternativer Assets implementieren soll. Eine individuelle Softwareentwicklung kam für Dich nicht in Betracht, weil Du das Rad nicht nochmal neu erfinden wolltest und Du davon ausgehst, dass Du mit einem Spezialanbieter auch das entsprechende fachliche Know-how einkaufst. Die erweiterten CRM- und Controlling-Tools anderer Anbieter waren Dir nicht spezifisch genug.

Dies vorangestellt, kann ich davon ausgehen, dass ein mehr oder weniger auf Deine Bedürfnisse zugeschnittenes Kernprodukt besteht. Hast Du den Prozess der Software Evaluierung pro aktiv gestaltet, dann solltest  Du jetzt schon über einen profunden Informationspool für das anstehende Projekt verfügen. Wenn nicht, solltest Du dies gemeinsam mit dem Anbieter und gegebenenfalls einem externen Projektmanager schnellst möglich nachholen.

Viele Klienten gehen davon aus, dass Sie sich zu günstigeren Tagessätzen bei den Softwareanbietern Know-how einkaufen können, für das sie bei Fachberatern wesentlich mehr bezahlen müssten. Ich glaube nicht, dass dies eine gute Lösung ist.  Solltest Du dennoch diesen Weg wählen wollen, halte ich einen separaten Vertrag hierüber für dringend erforderlich. Du könntest vor dem eigentlichen Anfang  zum Beispiel noch das Beratungsprojekt zwischenschalten.

Zum jetzigen Zeitpunkt ist ferner zu überlegen, ob das Projektteam angepasst werden soll, und ob für die vereinbarte Projektdauer, zuzüglich ausreichendem Zeitpuffer, genügend Ressourcen zur Verfügung stehen werden.

Beginnt das Projekt am Anfang des Jahres und Du bist in Jahresabschlussarbeiten involviert, dann verschiebe den Start des Projektes lieber nach hinten.

Da Du in unserem Beispielfall ein Produkt erworben hast, welches noch auf Deine Bedürfnisse zugeschnitten werden muss, empfiehlt sich eine GAP-Analyse, die in einem Blue Print (Pflichtenheft) mündet und als Basis für die Parametrisierung, Konfiguration und Anpassungsentwicklung dient. Äußerst wichtig ist eine gut vorbereitete Testphase mit vordefinierten Testfällen. In welchen Phasen für wen und in welchem Umfang Schulungen abgehalten werden sollen, ist frühzeitig zu klären.

Ich möchte in diesem Zusammenhang auf meine zukünftigen Beiträge:

• Branchenspezifische  Standardsoftware – was ist das? (Teil 1) und 
• Branchenspezifische  Standardsoftware – was ist das? (Teil 2)

verweisen.

Teil 1 ist für den 18. September und Teil 2 für den 23. September 2013 geplant.

Die Phase, die von den meisten Kunden unterschätzt wird ist die Datenmigration. Sie läuft parallel zum Projekt und nimmt meist sehr viel mehr Zeit in Anspruch, als von den Kunden erwartet. Dies hängt sehr oft an der mangelnden Qualität der vorhanden Daten, aber auch an nötigen Anpassungsmaßnahmen zwischen alter un neuer Anwendung. Vielfach müssen Daten auch aus verschieden Datenquellen verknüpft (merge) werden. Denke zurück an Teil 4 der Beitragsreihe Softwareeinführung. Hier habe ich folgende Grafik für die Festlegung der Ressourcenverteilung zwischen Kunde und Softwareanbieter eingefügt:

Im oberen, dem roten Bereich siehst Du mögliche Aufgaben für den Kunden. Hierzu gehört auch die Vorbereitung der Migrationsdaten (prepare migration data) und der Testfalldaten (create test data). Aus der Grafik lässt sich ein Phasenmodell ableiten.

Typische Phasen in einem solchen Projekt könnten sein:

Ich möchte auf die einzelnen Phasen in den nächsten Beiträgen noch näher eingehen. Doch zuvor noch ein wichtiger Punkt.

Ich werde sehr oft gefragt, ob es eine optimale Strategie für die Einführung einer Software-Suite gibt. Die Antwort ist, Du ahnst es schon, wiedermal ein klares ‚JEIN‘. Solche Fragen kann man nicht, ohne die Details zu kennen, beantworten. Da ich Dir hier einige unverbindliche Empfehlungen geben möchte, lass es mich aber mal wie folgt ausdrücken:

Die Einführung einer Software-Suite kann abhängig vom Produkt und den Ansprüchen des Kunden sehr komplex sein. Pauschal gesagt, halte ich daher die Einführung der Software in mehreren Schritten für die beste Lösung.

Das hat den Vorteil, dass Du Dich im ersten Schritt stärker auf die Datenübernahme aus dem oder den bestehenden Systemen und die zusätzliche Erfassung von neuen Datenfeldern konzentrieren kannst. Spezielle Anpassungen sollten im ersten Schritt tunlichst vermieden werden.

Sehr wichtig ist jedoch, dass die Vision nicht verloren geht. Um dem Rechnung zu tragen, sollte in der Analysephase von Schritt 1 auch eine weniger detaillierte Analyse der notwendigen Folgeschritte vorgenommen werden.

Die Basisfunktionalität kann so relativ schnell mit echten Daten produktiv geschaltet werden.

Der nächste – zweite – Schritt sollte sich auf die wichtigsten Ein- und Ausgaben konzentrieren. Unter Eingaben verstehe ich hier Schnittstellen zum permanenten Upload von externen und internen Daten ins System. Ausgaben sind Reports und Auswertungen, die ad hoc oder in einer vordefinierten Frequenz erfolgen können. Bei der Ausgabe ist zwischen unstrukturierten und formatierten Ausgaben zu unterscheiden. Mach Dir bitte insbesondere darum Gedanken, welche Filter Du benötigst.

Durch das zügige Nachschalten von Schritt 2 soll die durch das schrittweise Vorgehen veranlasste Doppelbelastung für Dich und Deine Kollegen als Anwender reduziert werden. Vorteil ist es auch, dass Du die Suite, gefüllt mit Deinen bekannten Daten, wesentlich besser kennengelernt hast. Die Definition der Anforderung sollte Dir daher wesentlich leichter fallen. Schritt 2 sollte auf jeden Fall auch eine Nachanalyse zu Schritt 1 beinhalten, welche dann als Vorgabe zu Schritt 3 dienen soll.

Im dritten Schritt kannst Du Dich nun gezielt mit den Anpassungen und Erweiterungen des Systems auseinandersetzen. Doch Vorsicht, bedenke immer, dass Du Dich für ein ‚Standardprodukt‘ entschieden hast. Je weiter Du Dich jetzt von der Basis weg bewegst, umso kritischer könnte es für Dich werden, wenn Updates und Upgrades anstehen. Du solltest klären, inwiefern Deine Anforderungen Bestandteil des Systems sind oder, da sie zu weit vom Kernprodukt entfernt sind, als separater Bestandteil zu werten sind.

Mit anderen Worten, jegliche Anpassungen an der individuellen Erweiterung, ausgelöst wodurch auch immer, gehen künftig zu Deinen Lasten. Mehr zu dieser Problematik kannst Du auch in dem für 23. September 2013 geplanten Beitrag: Branchenspezifische  Standardsoftware – was ist das? (Teil 2)  nachlesen.

Durch die Verteilung des Projektes auf mehrere Schritte wird die Komplexität aus dem Projekt genommen und es kann anfänglich viel schneller umgesetzt werden. Nachteil ist, dass später an bereits eingeführten Teilen Anpassungen erforderlich sein könnten, welche Zusatzaufwand verursachen könnten. Die Maßnahme ist auch etwas riskanter, da an einem System ‚operiert‘ wird, welches schon im Betrieb ist. Die Aufwendungen für Sicherungsmaßnahmen und die Testphasen werden sich damit erhöhen. Hinsichtlich der Umsetzung der Visionen sehe ich eher Vorteile, da das bessere Verständnis für das System Entscheidungen erlaubt, die auf einem solideren Fundament basieren.

Wie sich das schrittweise Vorgehen auf den Gesamtaufwand auswirkt ist vom Einzelfall abhängig. Erklären möchte ich Dir das mit einem Beispiel aus dem Autorennsport. Hier gibt es Teams die mit einer 2-Stopp-Boxen-Strategie an den Start gehen, während andere Teams eine 3-Stopp-Boxen-Strategie bevorzugen. Abhängig von vielen Parametern an Auto und Streckenprofil, kann die 3-Stopp-Boxen-Strategie trotz längerer Standzeiten zum Erfolg führen. Dies kann daran liegen, dass das Team den Zeitverlust durch besseren Reifengrip gepaart mit geringerem Gewicht mehr als wettmachen kann.

Wichtig ist nur, dass Du eine klare Strategie verfolgst und ein professionelles Projektmanagement aufsetzt!

Take JoDeCon and push your business!  😆