Beratungspraxis – Strukturierter Ablauf von Telefoninterviews  zum Thema Software Evaluation für Alternative Asset Manager

In der letzten Zeit hatte ich keine neuen Beiträge mehr in den Blog eingestellt. Es ist zeitlich einfach nicht machbar die regelmäßige Bereitstellung von Artikeln aufrechtzuerhalten. Die weiterhin sehr stabilen Zugriffszahlen auf den Blog belegen aber meine Ansicht, dass der überwiegende Teil meiner Beiträge an Aktualität nicht verloren hat.

Heute möchte ich aus der Beratungspraxis plaudern und schildern, was meine Kunden bei der Suche nach neuen Softwarelösungen so beschäftigt. Mit dem Thema habe ich mich schon mehrfach im Blog auseinandergesetzt. Basierend auf meiner früheren Tätigkeit (Business Consultant, Analyst und Investment Manager) erhalte ich regelmäßig Anfragen zum Einsatz von Softwaretools zur Verwaltung von alternativen Assets. Die telefonische Beratungen mit Kunden aus aller Welt wickle ich über einen internationalen Dienstleister kostenpflichtig ab.

Solche Telefoninterviews erfolgen meist in englischer Sprache. Zielsetzung ist es in kurzer Zeit sehr komprimiert Informationen zu einem Thema abzufragen. Hierzu bedient man sich üblicherweise mehrerer Quellen und baut die Ergebnisse der Interviews dann in seine eigenen Überlegungen ein.

Dieser Beitrag befasst sich mit dem strukturierten Ablauf solcher Telefoninterviews  zum Thema Software Evaluation für Alternative Asset Manager. Die Antworten zum Thema gibt es konkret  in meinen Projekten. Mit ein bisschen Fleiß wirst Du mit Sicherheit an der einen oder anderen Stelle im Blog auch nützliche Informationen zum Thema finden, die mehr ins Detail gehen. Zum Beispiel über das Für- und Wider von Software-Suiten im Vergleich zu einer Best-of-Breed-Strategie durch Verbindung von aktuell führenden Spezial-Lösungen und der vollkommenen Eigenentwicklung eines hauseigenen Systems findest Du in dem ein oder anderen Beitrag hilfreiche Tipps. Außerdem hatte ich mich bereits in 2013 mit dem möglichen Ablauf bei der Software Evaluierung befasst.

Mir geht es also um die Struktur der Beratung. Was sind die wichtigsten Punkte in solchen Beratungsgesprächen und wie kann man die Anforderungen eingrenzen?

In einer strukturierten telefonischen Beratung sollte die Agenda vorab vereinbart werden. Üblicherweise unterhält man sich zwischen 30 und 45 Minuten, so dass eine klare Strategie von Nöten ist. Ohne Vorarbeit geht es daher nicht. Ein vorab übermitteltes Anforderungsprofil ist Standard für eine effiziente Prozessgestaltung. Im Gespräch selbst sollte es durch mehrere Iterationen schnell gelingen, die Anforderung des Kunden mehr und mehr zu verdichten (‚Scoping‘) oder eventuell auch aufzuzeigen, dass der Kunde seine Anforderungen weiter präzisieren muss. Im letzteren Fall empfiehlt es sich dann auch, das Gespräch zeitnah abzubrechen und auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen.

Es ist nun mal nicht immer ganz einfach klare Anforderungen zu identifizieren, da die Gesprächspartner in frühen Phasen der Entscheidungsfindung ihre Anforderungen noch gar nicht hinreichend durchdacht und formuliert haben. Hierfür gilt es ein Gespür zu entwickeln, um dann antizipieren zu können, in welche Richtung der Zug wirklich abfahren soll. Dabei ist unbedingt auch abzuklopfen, welches Potenzial sich hinter dem (anonymen) Kunden verbirgt. Unter Potenzial verstehe ich unter anderem die Fähigkeit mit internationalen Softwarehäusern zusammen arbeiten zu können und die personellen Kapazitäten, die in welcher Qualität, zur Verfügung gestellt werden können.

Diese Informationen geben Aufschluss darüber, welches Marktsegment aus dem Gesamtmarkt für alternative Softwaresysteme einzubeziehen ist. Durch das ‚Scoping‘ kann der Anbieterkreis deutlich eingegrenzt werden. Darauf basierend kann die Marktstellung und der Wettbewerb der Anbieter untereinander zielgerichtet klassifiziert und beschrieben werden. We1616r bietet welche Vorteile und wo liegen die Hauptunterschiede?

Wurden die in Frage kommenden Key Player des identifizierten Marktsegments eingegrenzt, empfiehlt es sich über die Schleife der Beschreibung eines typischen Evaluierungs-Prozesses in diesem Marktbereich, in die Vorstellung üblicher Vertragsgestaltungen und des darunter liegenden ‚Pricings‘ zu springen.

Hier kann man sich über Lizenz-,  Support und Consultingverträge im zeitlichen Verlauf unterhalten. Ich empfehle eine Betrachtung aller Kosten und Aufwände über den Zeitraum von 5 Jahren. Dies hilft versteckte Kosten aufzudecken.

Die Vorstellung eines Best-Practice-Projektverlaufs gibt dem Gesprächspartner einen ersten Hinweis, über den möglichen Umfang des Projektes und der von ihm bereit zu stellenden Ressourcen. Ein Abriss, über die über die Jahre gewonnen praktischen Erfahrungen aus einer Vielzahl von Projekten, hilft dem Kunden, sich auf mögliche Fallstricke vorzubereiten, und daraus resultierende Probleme frühzeitig erfolgreich umschiffen zu können.

Hier ist es ganz wichtig aufzuzeigen, wo Schwierigkeiten auftauchen könnten. Insbesondere gilt es den Kunden dafür zu sensibilisieren, dass manche Probleme nicht von Softwareanbieter ausgelöst werden. Es sind sehr oft hausinterne Probleme, die erst in der speziellen Projektsituation ans Tageslicht treten, weil es hier auf einmal gilt zukunftsfähige klar strukturierte Entscheidungen zu treffen. Die Anschaffung neuer Softwarelösung ohne Prozessanalyse halte ich ohnehin für einen Kardinalfehler.

Ein komprimierter Informationstransfer in 30 bis 45 Minuten erfordert ein Höchstmaß an Konzentration. Das Zusammentragen derartiger Informationen in Schriftform, wenn überhaupt möglich, dürfte sehr viel Zeit und Geld beanspruchen. Viele Informationen sind nämlich nur gegen Gebühr erhältlich. Unterlagen in Schriftform dürften valider sein. Durch mehrere Interviews mit verschieden Interviewpartnern kann dieses Manko jedoch zumindest teilweise ausgeglichen werden. Letztendlich ist das Zusammenspiel der Gesprächspartner entscheidend. Je besser die Fragestellung, umso informativer die Antworten. Was der Empfänger dann später mit den Erkenntnissen macht und wie er sie geeignet dokumentiert wird sich auf seinen Erfolg auswirken.

Ein derartige Informationsbeschaffung ist in angelsächsischen Ländern sehr verbreitet.  Der Deutsche zeigt sich hier sehr zurückhaltend.

Wie ist Deine Erfahrung mit Telefoninterviews?