Initialphase

• Projektorganisation
• Steering Commitee
• Management Commitee
• Kick off

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>>>überarbeitet am 2. September 2013<<<

In der Initialphase wird die Projektorganisation aufgesetzt. Die Ausgestaltung hängt von der erwarteten Projektgröße und -dauer ab. Da wir uns darauf geeinigt hatten, dass wir hier von der Anschaffung einer Software-Suite, also einem vorhanden Kernprodukt, ausgehen, wird aller Voraussicht nach  kein komplettes Projektbüro bzw. Projekt Management Office (PMO) benötigt. Es hängt aber auch von der jeweiligen Kundenorgansisation ab. Laufen dort bereits mehrere Projekte, so ist ggf. eine Anpassung hieran erforderlich. Ansonsten sollte, für das Projekt isoliert betrachtet, ein überschaubares Projektteam, bestehend aus den Projektmanagern auf Kunden- und Anbieterseite, sowie Consultants für die Anpassung ausreichen. Bei Bedarf können Experten sowohl auf Kunden, als auch auf Anbieterseite hinzugezogen werden.

Der mögliche Aufbau eines Projektteams könnte wie folgt ausschauen:

Es empfiehlt sich einen Lenkungsauschuss (Steering Committee) einzurichten, welcher in größeren Abständen oder in kritischen Situationen zusammentrifft. Außerdem sollte das Projektmanagement mindestens einmal wöchentlich ein offizielles Treffen (Management Committee) vereinbaren, indem der aktuelle Status des Projekts und das weitere Vorgehen geklärt wird.

Auf der rechten Seite habe ich noch eine Spalte zur Kommunikation eingeführt. Alles was innerhalb eines Projektteams besprochen wird, sollte intern bleiben. Soviel Vertrauen sollte gewährleistet sein. Alles was oberhalb des Projektausschusses verkündet wird, sind offizielle Statements, welche als verbindliche Erklärung der Projektleiter (Anbieter und Kunde) und ihrer Teams gegenüber dem Lenkungsausschuss gewertet werden sollten.

Experten können Bestandteil des Projektteams sein. Ich denke man sollte es davon abhängig machen, wie stark sie involviert sein werden. Innerhalb des Teams unterscheidet man in verschiedene Funktionsbereiche. Geleitet wird das Team durch den Projektleiter. Die bekanntesten Funktionen sind die des Analysten, des Consultants und des Spezialisten. Die Funktionen sind mal eher kaufmännisch, mal technisch geprägt. Abhängig von der Erfahrung unterscheidet man zwischen Senior- und Junior-Level. Es gilt eine gesunde, auf das Projekt zugeschnittene Mischung zu finden. Inwiefern ein Projektleiter Personalkompetenz haben sollte, ist ein viel diskutiertes Thema. Ich würde es abhängig von Umfang und Dauer des Projektes machen. Wenn ich von einem Spezialisten spreche, so mein ich einen Mitarbeiter beim Anbieter, der z.B. auf die Erstellung von Reports spezialisiert ist. Auf Kundenseite haben wir wiederum Experten, Dies sind Mitarbeiter, die z.B. tief in der fachlichen Materie stecken.

In der Projekthierarchie haben wir zwei Hauptgremien. Dies sind der Lenkungs- und der Projektausschuss. 

Wer sitzt im Lenkungsauschuss?

Üblicherweise sollte der Projektsponsor hier eingebunden werden. Desweiteren werden es in der Regel die nächst höheren Vorgesetzten der jeweiligen Projektleiter sein. Die Projektleiter selbst sollten an den Sitzungen ebenfalls teilnehmen, sind hier allerdings meist ohne Entscheidungskompetenz. Ich denke, der Lenkungsauschuss sollte idealerweise nicht mehr wie 6 Mitglieder haben.

Bei der Einführung einer Standardsoftware fallen andere Aufgaben für den Lenkungsausschuss an, als z.B. bei der Erstellung einer Individualsoftware. Einige wesentliche Aufgaben des Lenkungsausschusses können sein:

Die Aufzählung ist nicht abschließend. Der Sponsor, als wichtiges Mitglied im Lenkungsauschuss, hat die folgenden wesentlichen Aufgaben: 

Die Instanz, die direkt mit der Umsetzung des Projektes betraut ist, ist der Projektausschuss. Er sollte sich mindestens in wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Abständen treffen. Leiter ist der Projektmanager. Sollten Kunde und Anbieter einen Projektmanager stellen, so ist vorher festzulegen, wer den „Lead“ hat.

Im Projektausschuss werden zwischen den Organisationseinheiten des Anbieters und denen des Kunden die ausgeführten Arbeiten bewertet und ggf. abgenommen und neue Aufgaben besprochen und verteilt. Alles was möglich ist, sollte im Projektausschuss geklärt werden, so dass wirklich nur die entscheidungsrelevanten Teile an den Lenkungsausschuss  weitergeleitete werden. Im Vergleich zu größeren und länger dauernden Softwareprojekten wird die Einbindung des Lenkungsausschusses in der Regel weniger häufig erfolgen. Beim Projektausschuss handelt es sich um eine formale Instanz. Unabhängig von ihr können natürlich jederzeit Meetings oder Arbeitsgruppen einberufen werden.

Wenn Du in die Thematik des Projektmanagements tiefer eintauchen möchtest, schau Dir die Seite PM-Handbuch.com an. Meist sind die Ausführungen zum Projektmanagement jedoch nicht auf die Einführung von branchenspezifischen Softwaretools abgestellt. 

Starten sollte die Initialphase immer mit einem gut vorbereiteten  Kick-off-Meeting (Auftakt Sitzung). Es sollten möglichst alle potenziellen Teammitglieder eingeladen werden. Sofern möglich wäre auch eine kurze Ansprache des Sponsors wünschenswert. Wichtig ist es einen gemeinsamen Konsens über das Projekt und seine Ziele zu erreichen. Ich benutze für den Einstieg eine Canvas-Grafik, welche die wesentlichen Punkte für einen Projektstart enthält und die gemeinsam mit dem Projektteam erweitert und angepasst werden kann.

Bei meiner Grafik orientierte ich mich an folgender Quelle: http://blog.projektmensch.com/2013/04/05/projektmanagement-canvas/

Durch einen Klick auf eine Nummer oder einen Bereich, öffnet sich das darunter liegende Menü. Ist bei der Grafik hier leider nicht möglich.

Ein Hauptziel des Kick-offs ist es immer, eine gemeinsame Verabschiedung des Besprochenen durch alle Mitglieder des Teams zu erreichen.

In der nächsten Phase beginnt dann die Analyse. In unserem Fall, die GAP-Analyse.

In der Regel ist im Dienstleistungsvertrag ein Budget für die Anpassungsleistungen vereinbart worden. Da zum Zeitpunkt der Unterzeichnung meist nur ein grober Rahmen für die Anforderungen festgelegt wurde, kann dieses Budget nur grob geschätzt werden. In der Initialphase kann daher zunächst nur die Vorgabe für die Analysephase gemacht werden. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der Vorgaben fürs Gesamtprojekt.

Gehen wir im nächsten Beitrag nun zur Analyse.