Softwareeinführung – 3 – Präsentationen

• Long list
• Short list
• Präsentationstermin

*************************************************************************

>>>Überarbeitung am 29. August 2013 erfolgt<<<

Dank Deines hervorragenden RFP-Templates mit einer genialen Bewertungsmatrix solltest Du jetzt in der Lage sein, die von den Anbietern gesandten Informationen schnell und zielgerichtet auszuwerten. Du bist weiter im Evaluierungsprozess voran geschritten.

Ziel ist es nun, von allen angeschriebenen Anbietern (long list) die attraktivsten auszuwählen ( 3 sollten es schon sein) und diesen eine Chance für eine Präsentation zu geben. D.h nicht, dass Du im Vorfeld noch keine Präsentationstermine zulassen solltest. Im Gegenteil, in der Researchphase ist es sehr wichtig sich ein breites Bild vom Markt und den Möglichkeiten zu verschaffen. In der fortgeschrittenen Phase geht es aber um mehr, nämlich um einen ganz gezielten Auswahlprozess, wo vorselektierte Anbieter eine auf Dich abgestellte Präsentation halten sollten. Von ’nur mal gucken‘ sollten wir in dieser Phase weit entfernt sein. Du gehst pro-aktiv vor und gestaltest den Prozess. Aufgrund der erforderlichen Ressourcen, ist ein Präsentationstermin für Deine Organisation, aber auch für die Anbieter sehr teuer. Sei daher bitte fair und konsequent.

Hast du die attraktivsten Angebote identifiziert (short list), dann mach Dir bitte Gedanken, wie Du die Präsentationstermine gestalten möchtest. 

Die Anbieter haben den Karpfen im Teich gesehen und wollen den dicken Fisch nun an Land ziehen. Anbieter, die auf der Short-List stehen, bevorzugen ganz allgemein den letzten Termin in der Serie. Jeder der eingeladenen Anbietern wird daher trickreich versuchen, sich den besten Platz zu reservieren. Du kannst das steuern. Die Frage ist nachher einfach, wie konsequent Du bist.

Ist es beispielsweise sinnvoll, Anbieter, die (aus taktischen Gründen) kurzfristig um Terminverlegungen bitten (besserer Platz) rigoros auszuschließen?

Hast Du sehr viele Anbieter eingeladen und dieser Anbieter ist weiter hinten gelistet, kein Problem. Beim Favoriten sieht dies vielleicht anders aus, der ist aber ohnehin optimal positioniert und sollte solche Spielchen nur dann wagen, wenn er durch einen Wettbewerber angegriffen wird.

Aus Deiner Sicht wird es sinnvoll sein, die Anbieter in der Reihenfolge Deiner Bewertung einzuladen. Den heimlichen Favoriten also zu Schluss.

Warum wird diese Reihenfolge als wichtig eingestuft. Es gibt mehrere Gründe hierfür. Natürlich bleibt das letzt gesagte länger haften. Außerdem wirst auch Du in den Gesprächen einen Lernprozess durchlaufen, welcher den später präsentierenden Anbietern den Vorteil verschafft, bestimmte Basics schneller überspringen zu können. Kennt er seine Mitbewerber, kann er durch Verweise auf das von Dir beim Mitbewerber Gesehene, Zeit einsparen oder aber versuchen, Schwächen im eigenen Produkt geschickt zu kaschieren. Du glaubst gar nicht, wie niedrig die Auffassungsgabe in Wirklichkeit in solchen Terminen ist und was sich ein Kunde in solchen Präsentationen alles erträumt. Hat der Kunde das Produkt schließlich gekauft, dann darf der Projektleiter die Blase später zum Platzen bringen.

Daher auch folgenden Rat. Die Strukturierung des Ablaufs der Präsentation ist nicht so einfach. Klar, Du kannst Dich natürlich an die Struktur Deines RFP halten. Andererseits gehen dann vielleicht wichtige Informationen verloren, die der Anbieter noch in petto hat und eventuell für Dein Unternehmen einen Zusatznutzen bieten würden.

Ich würde generell folgendes Empfehlen:

1. Definiere auf jeden Fall einen Ablaufplan mit entsprechenden Zeitpuffern und splitte die Präsentation in den Pflicht- un den Kürteil. Dies gibt dem Anbieter die Gelegenheit sich frei zu präsentieren und Dir zusätzlich die Möglichkeit die Anforderungen strukturiert abzufragen. Womit Du anfängst, bleibt Dir überlassen. Ich würde den „Sales Guy“ in der Kür erstmal auspowern lassen, um ihm dann später richtig auf den Zahn fühlen zu können.
2. Gestalte den Termin so, dass Deine Kollegen, die nicht an der ganzen Präsentation teilnehmen, den Ablauf nicht unnötig stören. Ich empfehle auf jeden Fall einen Splitt zwischen Pflichtteil und Kür. Eine permanente Rotation ist störend. Aber auch zeitraubende Doppelfragen und Missverständnisse haben einen negativen Einfluss auf den Verlauf. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.
   Sehe eine anschließende Präsentation in kleinem Kreis vor, um die offenen Punkt noch schließen zu können.
3. Binde die Hauptentscheidungsträger ein.
4. Mach ein Briefing mit Deinen Kollegen und lege die Strategie fest. Du solltest insbesondere die Alpha-Tierchen vorher bändigen, die gerne mal bei solchen Gelegenheiten ihr Showbühne suchen, aber wenig zur Lösung beitragen.
5. Erarbeite eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten.
6. Bestimme jemanden, der die Aussagen des Anbieters protokolliert. Dieses Dokument sendest Du dem Anbieter im Anschluss der Präsentation mit der Bitte, um Bestätigung der Inhalte zu.
   Du solltest dies tun, weil die Angebote mit verschiedenen Modulen, Konfigurations- und Supportleistungen meistens total unübersichtlich sind. Die Präsentationen und Prospekte sind nur bedingt hilfreich. Es ist ein ganz natürlicher Effekt, dass Du immer das sehen wirst, was Dir gezeigt wurde. Entscheidest Du Dich dann bestimmte Module nicht zu kaufen, fehlen Dir nachher vielleicht wesentliche Funktionen.
   Typische Aussage wird dann sein: ‚Das habe ich so aber nicht verstanden. In der Präsentation wurde das anders gezeigt.‘. Glaube mir, es steht meist so im Vertrag oder es kann so interpretiert werden. Ein gut geführtes bestätigtes Protokoll kann hier sehr sehr hilfreich sein.

Wie immer, es geht mir um die Sensibilisierung und nicht um die Vollständigkeit. Das ist dann Aufgabe in meinen Projekten. Bevor ich jetzt ad hoc von der Präsentation zu den Verträgen springe, möchte ich diesen Beitrag wie folgt schließen:

‚Bedenke, Dein Bauch ist intelligenter, wie Du denkst.‘