Request for Proposal (RFP)
Ziel dieses proaktiven Vorgehens sollte es sein, den Anbieter mit möglichst viel und verlässlichen Informationen anhand eines Request for Proposal (BRD, Spezifikation, Lastenheft) zu übermitteln, umso relativ zügig im Rahmen eines geordneten Verfahrens die ‚Spreu vom Weizen‘ trennen zu können.
Je besser die Anforderungen ausformuliert sind, umso einfacher wirst Du verlässliche Auskünfte erhalten. Die Kunst ist es einen vernünftigen Mittelweg für den Erstellungsaufwand und dem notwendigen Detaillierungsgrad zu wählen.
Je mehr Du den Anbieter auf bestimmte Funktionalitäten ‚festnageln‘ kannst, umso besser für Dich. Das geht aber nur bei entsprechender Vorbereitung. Du solltest auch immer kommunizieren, dass Du die Antworten als Bestandteil eines etwaigen späteren Vertrages siehst. Den eins sollte Dir auch klar sein, der Vertriebler kennt kein Nein.
Was sollte ein RFP enthalten?
Ein RFP ist das Ergebnis eines längeren Analyseprozesses. Ich empfehle Dir immer mit einer internen und einer externen Lösung zu arbeiten. Lege Dir auf jeden Fall vor Beginn eine Strategie fest und bestimme die Fragen, die Du den zuständigen Mitarbeitern in den Fachabteilungen stellst. Du solltest die Mitarbeiter auch auf die Phase vorbereiten und ihnen ausreichend Zeit lassen, damit sie sich mit der Problematik auseinandersetzen können. Ich arbeite in der Praxis gerne mit Canvas-Grafiken. Für die Analyse habe ich eine Canvas-Grafik, welche die verschiedenen Fragestellungen beinhaltet. Ausgehend von ihr kann ich dann weiter ins Detail gehen. Die Detailfragen müssen jeweils an den Projektauftrag angepasst werden.
Das im RFP dokumentierte Ergebnis der Analysephase sollte von den involvierten Kollegen aus den Fachabteilungen gegengeprüft und mitgetragen werden. Sie haben das fachliche Know-how und sie sollen schließlich später mit dem Tool arbeiten.
Der interne RFP sollte eine Bewertungsmatrix, eventuell mit Gewichtungsfaktoren enthalten. Ich habe hier einmal, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, eine Gliederung mit Themengebieten erstellt, die im RFP oder in einem separaten Dokument angesprochen werden sollten. Diese soll als Anregung dienen und muss natürlich immer an die tatsächlichen Gegebenheiten angepasst werden. Im Detail ist nachher die Fragestellung zu den konkreten Anforderungen, der Schlüsselfaktor. Vernünftige Antworten des Softwareanbieters zum RFP wirst Du nur dann bekommen, wenn Du es schaffst Deine Anforderungen verständlich und strukturiert zu formulieren. Die Bewertungsmatrix ist Deine interne Sache. Daher trenne bitte immer zwischen internem und externem RFP.
Klare Anforderungen sollen ausschließen, dass der Anbieter schwammig formulierte Anforderungen bewusst ausnutzt, um im Spiel zu bleiben und zum anderen erleichtert es natürlich für Dich den Auswahlprozess.
