Monatsbericht – unterjährige Finanzkennzahlen (hard facts) – Bestandteile

Fortsetzung des Beitrages: Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 1 – Allgemein 

Was könnte Bestandteil des Monatsberichts sein? 

Bei jungen wachstumsstarken Unternehmen hat die Liquidität oberstes Gebot. Informationen müssen zeitnah übermittelt werden, um Fehlströmungen zügig korrigieren zu können. Ich würde folgende Struktur empfehlen:

Üblicherweise nutzen Unternehmen den Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Dies sollte in den meisten Fällen ausreichen. Aus der BWA kann man die wichtigsten Aufwandspositionen entnehmen. Die SuSa gibt detaillierteren Aufschluss über einzelne Konten. Hier kann ich auch die aktuellen Stände der Bankkonten und die offenen Posten sehen. Eine Aufteilung der Umsätze nach Produktgruppen kann Sinn machen, ist aber bei VC-finanzierten Unternehmen anfänglich meist nicht notwendig, da es sich in der Regel um Ein-Produkt-Unternehmen handelt. Lässt man vom Steuerberater buchen, wird dieser mit großer Wahrscheinlichkeit das Datev-System nutzen. Wenn auch selten verbreitet, es ist dennoch vorhanden, die Datev hat auch eine Auswertung zur Liquidität. Nimmt man die Aufteilung nach DRS 2, so erhält man folgende Werte:

Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit (operative cash flow)

Cash-Flow aus der Investitionstätigkeit (investive cash flow) und den

Cash-Flow aus der Finanzierungstätigkeit (finance cash flow).

Eventuell können noch Justierungen durch Wechselkurseinflüsse erforderlich werden. Diese lasse ich hier einfach außen vor. Damit bekomme ich ausgehend von der Liquidität am Ende der vorherigen Periode, und den 3 Cash-Flow-Größen die aktuelle Liquidität zum Berichtsstichtag.

Als CFO oder Controller eines Unternehmens, welches die Buchhaltung über den Steuerberater abwickelt, solltest Du Dir unbedingt zeigen lassen, welche Auswertungen (Templates der Datev) möglich sind. Die Datev biete mehr, wie man denkt. Meine Erfahrung ist jedoch, dass Du schon einiges an Beharrlichkeit mitbringen musst, um an die Informationen zu gelangen. Viele Mitarbeiter in den Steuerbüros tun sich mit solchen „Sonderwünschen“ schwer und blocken daher zunächst mal ab.

Zusätzlich sollte noch eine Personalstatistik, getrennt in Management, Schlüsselpersonen, Mitarbeiter, Aushilfen und Auszubildende erstellt werden. Eine Aufteilung in Voll- und Teilzeitkräfte, letztere mit prozentualer Gewichtung, gibt Aufschluss über die verfügbaren Ressourcen. Ggf. macht auch eine Maschinenstatistik Sinn. Dies hängt vom Unternehmensgegenstand ab. Die Personalstatistik ist auch nützlich, wenn z.B. Versicherungen einmal jährlich Informationen zur Personalentwicklung abrufen. Es macht Sinn diesen Bericht in die Berichtslandkarte (s. Teil 1 des Beitrags) einzutragen. Am Ende wirst Du überrascht sein, was da alles zusammen kommt. 

So, jetzt haben wir die möglichen Datenquellen für den Monatsbericht definiert, welche es Dir in aufbereiteter Form erlauben sollten, den Investoren einen fundierten Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmen zu geben. Würdest Du jedoch nur die Ist-Zahlen alleine liefern, so wäre dies für eine vernünftige Auswertung natürlich nicht ausreichend. Üblicherweise – es gibt tatsächlich auch Ausnahmen – werden Entscheidungen über ein Investment anhand von fundierten Planzahlen getroffen. Ergo interessiert Eingangs des Investments, mit welcher Entwicklung rechnet das Unternehmen (Einstandsplanung) und später dann eben, wie hat sich das Unternehmen gegenüber der Planung tatsächlich entwickelt.

Um dies feststellen zu können, werden Planzahlen deren Gliederung möglichst mit den Ist-Zahlen übereinstimmt bzw. sich plausibel aggregieren lassen, benötigt. Erhalte ich Ist-Zahlen auf Monatsbasis und habe Planzahlen nur auf Jahresbasis vorliegen, dann ist das ein deutliches Manko. Viele Unternehmen unterliegen zum Beispiel saisonalen Schwankungen. Zwölftelt man die Planwerte einfach, dann würde unter Umständen ein fehlerhafter Vergleich angestellt. D.h. also, dass wir in Vorbereitung der Berichterstattung und ihrer Analyse mit vernünftigen, gleichstrukturierten Plandaten arbeiten müssen.

Mehr dazu im nächsten Beitrag:

Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 3 – Monatsreports (hard facts) – Plandaten (Freischaltung geplant am 28. August 2013)