Monat: März 2013

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Softwareeinführung – 8 – Projekt – Umsetzungsphase

Umsetzungsphase

  • Projektmanagement Schaukel
  • Migrationstemplate
  • Testfälle/ -daten
  • Meilenstein: Abnahmetest

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Nachdem der Blue Print nun von allen Projektparteien verabschiedet wurde, kann es an die Umsetzung gehen.

Hier zeigt sich, wie gut der Blue Print ist und was der Anbieter/ Programmierer dann wirklich auch aus ihm heraus zieht. Gib bitte in der Bildersuche Deiner Suchmaschine „Projektmanagement Schaukel“ ein. Hier wird Dir dann eine Bildfolge mit einem Baum gezeigt. Das Bild bringt alles auf den Punkt. Weitere Erklärungen meinerseits  sind nicht erforderlich. Die Grafik ist sehr bekannt un daher für Dich wahrscheinlich nicht neu. Ich hab das Bild extra nicht kopiert, da ich nicht weiß, wie die Urheberrechte geregelt sind.

Wie der genaue Ablauf in der Umsetzungsphase ist, wird sicherlich von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein. Der jeweilige Anbieter wird sicherlich sein Best-Practice-Modell versuchen umzusetzen. Da es sich meist um erprobte Verfahren handelt, habe ich dagegen nichts auszusetzen. 

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Softwareeinführung – 7 – Projekt – Analysephase

Analysephase

  • Blue Print/ Pflichtenheft
  • GAP-Analyse
  • Hürden

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Die Analysephase dient dem Anbieter dazu, die Anforderungen des Kunden zu erfassen, näher zu spezifizieren, umso anhand eines detaillierten Überblicks die weitere Umsetzung zu planen. Zielsetzung ist es, am Ende der Phase einen Blue Print (Pflichtenheft) zu haben, auf dessen Basis gemeinschaftlich die Umsetzung verabschiedet werden kann.

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Softwareeinführung – 6 – Projekt – Initialphase

Initialphase

  • Projektorganisation
  • Steering Commitee
  • Management Commitee
  • Kick off

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>>>überarbeitet am 2. September 2013<<<

In der Initialphase wird die Projektorganisation aufgesetzt. Die Ausgestaltung hängt von der erwarteten Projektgröße und -dauer ab. Da wir uns darauf geeinigt hatten, dass wir hier von der Anschaffung einer Software-Suite, also einem vorhanden Kernprodukt, ausgehen, wird aller Voraussicht nach  kein komplettes Projektbüro bzw. Projekt Management Office (PMO) benötigt. Es hängt aber auch von der jeweiligen Kundenorgansisation ab. Laufen dort bereits mehrere Projekte, so ist ggf. eine Anpassung hieran erforderlich. Ansonsten sollte, für das Projekt isoliert betrachtet, ein überschaubares Projektteam, bestehend aus den Projektmanagern auf Kunden- und Anbieterseite, sowie Consultants für die Anpassung ausreichen. Bei Bedarf können Experten sowohl auf Kunden, als auch auf Anbieterseite hinzugezogen werden.

Der mögliche Aufbau eines Projektteams könnte wie folgt ausschauen:

Möglicher Aufbau eines Projektteams

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Softwareeinführung – 5 – Projekt – Start

Softwareeinführung – 5 – Projekt – Start

  • Projektmanager des Anbieters ist kein Unternehmensberater
  • Timing Projektstart
  • Projektphasen
  • Projektschritte (2- oder 3-Boxen-Strategie?)

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>>> Überarbeitung erfolgte am 30. August 2013 <<<

So der Vertrag ist unterschrieben und mit dem Projekt kann alsbald begonnen werden. Jetzt kannst Du Dich erstmal zurücklehnen.

Weit gefehlt, jetzt geht es erst richtig los!

Diese Reaktion habe ich immer wieder beobachtet. Müde geworden, durch die Evaluierung, den Vertrags-Marathon und die damit verbundene Doppelbelastung, sind die Meisten Klienten glücklich alles Überstanden zu haben. An diesem Punkt zahlt sich dann die frühzeitige Einrichtung einer Projektorganisation aus, so dass die Zuständigkeiten und Aufgaben klar geregelt sind.

Ich möchte in diesem und den folgenden Beiträgen nicht in die Niederungen des Projektmanagements und seiner Methodiken abtauchen, sondern vielmehr auf wichtige Details in der Umsetzung eingehen. Der erfahrene Projektmanager kennt vieles davon mit Sicherheit schon. Aber gerade darum weiß er auch, es gibt nichts, was es nicht gibt. 

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Softwareeinführung – 4 – Angebot und Vertrag beim Kauf von Branchensoftware

Angebot und Vertrag beim Softwarekauf

  • Angebot/ Proposal
  • Vertrag (Lizenz, Consulting, Support)
  • Softwarekauf = Auto- oder Hauskauf?

*************************************************************************************** >>>Dieser Beitrag wurde am 29. August 2013 überarbeitet<<<

Der Präsentations Marathon ist überstanden. Manche Kollegen sind glücklich, die anderen frustriert.

Nach einigen Rückfragen und Rückversicherungen hast Du endlich ein auf Deine belange ausgerichtetes Angebot (Proposal) bekommen. Von wem eigentlich?

Hast Du Dich für den Gewinner entschieden oder hast Du auch den Zweitplazierten einbezogen?

Ich empfehle Dir, in dieser Phase auf jeden Fall mindestens immer eine Option in der Hinterhand zu haben. Manche Anbieter treten sehr aggressiv am Markt auf, so dass ein ‚Overselling‘ nicht ausgeschlossen werden kann. Ich habe es oft erlebt, dass ein bereits verlorener Lead wieder aktiv wurde, nachdem der Mitbewerber nicht das halten konnte, was er versprochen hatte.

Ich geh mal davon aus, Du hast Dich für eine Software-Suite entschieden. Die Preise sind natürlich abhängig von den Lizenzen und den von Dir benötigten Funktionen. Eins ist aber klar, unter 75.000 EUR (sehr konservativ) plus Consulting und Support wirst Du wahrscheinlich nicht davon kommen. 

Genau hier liegt aber auch das hausgemachte Problem. Viele Kunden glauben immer noch, ein auf ihre Belange ausgerichtetes Produkt in einem Nischenmarkt, für einen ‚Apfel und ein Ei‘ kaufen zu können. Im internationalen Vergleich zeigt sich der Deutsche in dieser Disziplin als Vorreiter.

Du solltest davon ausgehen, dass eine Software-Suite für mehrere Assetklassen in einem solchen Nischenmarkt eigentlich nur international erfolgreich vertrieben werden kann. Nach meiner Schätzung liegt der Entwicklungsaufwand bei rund 25 – 30 Mio. EUR.

Angebot/ Proposal

Der Angebotsprozess ist von Anbieter zu Anbieter, insbesondere auch im Hinblick auf länderspezifische Gepflogenheiten, sehr unterschiedlich. Nehmen wir an, Du erhälst zunächst ein Proposal, welches Dir erlaubt aus einer Kollektion von Modulen und einem optionalen Preismodell, Deine favorisierte Lösung auszusuchen. Der Anbieter macht jetzt Druck. Er will endlich abschließen, den er hat bereits viel Zeit in Dich investiert. Dein pro aktives Vorgehen hat einige Ressourcen bei ihm gebunden.

Ich halte es für fair schnell und zügig eine Entscheidung zu treffen. Anderseits ist es so, wer Druck hat macht Fehler und Fehler können teuer werden.

Bevor Du jetzt in die Vertragsprüfung gehst, solltest Du Dir auf jeden Fall nochmal bestätigen lassen, welche Funktionen die von Dir favorisierte Lösung letztlich noch enthält. Außerdem solltest Du auch explizit auf die negativ Auslese bestehen, indem Du Dir explizit aufführen lässt, was nicht mehr enthalten sein wird.

Vertrag

Ist endlich geklärt, was eigentlich konkret der Vertragsbestandteil sein soll, dann kannst Du Dich mit dem Vertragsinhalt beschäftigen. Üblicherweise wirst Du nicht nur einen Vertrag, sondern gleich mehrere bekommen.

In der Regel splittet man die Verträge nach:

Verträge beim Softwareerwerb

Lizenzen, Modulen, Services/ Consulting und Maintenance/ Support. Das Ganze wird dann ergänzt um weitere Dokumente, die während des Vertriebsprozesses als Vertragsbestandteil identifiziert wurden. Das gegengezeichnete Protokoll aus der Präsentation wäre ein mögliches Dokument (s. Teil 3 des Beitrags). Manche Anbieter bieten Ihre Leistungen auch als Software as a Service (SaaS) an.

Viele ausländische Anbieter sind immer wieder erstaunt, wie akribisch sich der Deutsche mit dem trockenen Buchstabenwerk auseinandersetzen kann. Es verwundert Ihn danach umso mehr, dass das Werk nach Unterzeichnung kaum noch eine Rolle spielt.

Was ist wichtig im Vertrag?

Im Vertrag ist alles wichtig! Dennoch möchte ich hier spezielle Bereiche herausgreifen.

Für den deutschen Kunden steht an oberster Stelle natürlich der Preis, gefolgt von der Haftung, der Möglichkeit des Rücktritts und der Kündigung und auf keinen Fall zu vergessen, der Datenschutz. Bei Verhandlungen mit ausländischen Anbietern sollte man sich auch sehr gut überlegen, inwiefern man fremdsprachige Verträge akzeptieren sollte.

Lizenzvertrag

Der Lizenzvertrag regelt die Dauer un den Nutzungsumfang der zu erwerbenden Lizenzen.

Preis

Der Preis setzt sich zusammen aus der Anzahl der Lizenzen. Dies können Nutzerlizenzen, Modul oder Serverlizenzen sein. Die Lizenzen können unbefristet oder  laufzeitabhängig sein. Es gibt hier einige Optionen. Solltest Du die Software stufenweise Einführungen, frag bitte nach dem Preis für die Folgelizenzen und die Möglichkeit des Erwerbs einer Unternehmenslizenz. Das kann Sinn machen, wenn Du 45 Lizenzen benötigst und es die Unternehmenslizenz schon ab 50 Usern gibt.

Ist der Preis gerechtfertigt? Das kann ich Dir nicht beantworten. Ich denke es gibt immer Spielräume. Dieser Teil gehört natürlich auch zu meinem Beratungsangebot. Vielleicht kannst Du mein Honorar schon mit der erreichten Vergünstigung bezahlen ;-)) .

Haftung/ Rücktritt/ Kündigung/ Datenschutz

Ich mache keine Rechtsberatung. Ist man unsicher, was die Vertragsgestaltung betrifft sollte man immer eine Rechtsberatung einbeziehen.  Dies gilt insbesondere bei den Summen, die bei solchen Lizenzverträgen im Spiel sind.

Supportvertrag

Mit dem Supportvertrag ist es, wie mit einer Versicherung. Man ärgert sich immer, wenn man die Beiträge bezahlt und nichts passiert. Gleichzeitig sollte man aber froh sein, dass nichts passiert ist. Der Supportvertrag umschließt meist Updates und eine Hotline.

Du solltest im Vorfeld die SLA’s des Anbieters prüfen. Welche Servicezeiten garantiert er Dir. Es gibt hier am Markt eingeführte Stufen. In der Regel werden Dir auch keine Zeiten für die Behebung garantiert, sondern reine Reaktionszeiten. Bei Anbietern, die weiter weg von Deinem Standort sind, solltest Du auf jeden Fall auch die Reisekosten regeln. Nicht das nachher der Spezialist aus USA per Business Class auf Deine Kosten einfliegt. Wer trägt eigentlich die Kosten für die Implementierung der Updates? Im Zweifelsfall Du, also vorher bitte klären.

Beachte bitte auch den Unterschied zwischen Update und Upgrade. Updates sind meist unterjährige Releases, welche keine Veränderung der Hauptversionsnummer veranlassen. Von Upgrades redet man bei wesentlichen Änderungen, die dann auch eine Änderung der Hauptversionsnummer oder der gesamten Produktbezeichnung zum Gegenstand haben.

Sind Upgrades in der Maintenance enthalten, dann kannst Du eine Menge Geld sparen. Ansonsten kann es Dir nach relativ kurzer Zeit passieren, dass Du für das Upgrade erneut tief in die Tasche greifen musst. Als Anwender bekommst Du in der Regel einen Rabatt. Frag bitte unbedingt auch nach, wie lange der Hersteller Dir Maintenance und Support auf eine Version der Software einräumt. Würdest Du einige Updates nicht durchführen, dann könnte es sein, dass Du komplett aus der Wartung fällst. Mindstens 2 Jahre, würde ich für angemessen halten.    

Preis

Der Preis ist wahrscheinlich abhängig von dem dahinter stehenden SLA. Ein Anbieter wird Dir hier sicher mehrere Optionen zu unterschiedlichen Preisen anbieten. Lies Dir gut durch, was Du wirklich brauchst. Bedenke auch immer Reaktionszeit heißt nicht Lösung. Wichtig ist eine Regelung über mögliche Preiserhöhungen für die Serviceleistungen. Wenn möglich sollte auch eine Preisregelung für Releases, Updates bzw. Upgrades berücksichtigt werden.

Möchtest Du einen deutschsprachigen Support, dann solltest Du dies vereinbaren. Definiere am besten, was Du darunter verstehst. Reicht Dir Broken-German? Möchtest Du Telefongebühren für Gespräche bis ans andere Ende der Welt bezahlen?

Ich halte es für sehr wichtig zu definieren, was im Preis enthalten ist und auch explizit auszuweisen, was nicht. Hier gilt es, versteckte Zusatzkosten zu identifizieren und kenntlich zu machen.

Haftung/ Rücktritt/ Kündigung/ Datenschutz

Ich mache keine Rechtsberatung.

Ist man unsicher, was die Vertragsgestaltung betrifft sollte man immer eine Rechtsberatung einbeziehen. Bei Supportverträgen solltest Du genau auf die Laufzeit und die Kündigungsfristen achten. Vielfach besteht bei der Einführung einer neuen ERP-Software eine erhöhte Abhängigkeit von dem Tool. 

Dienstleistungs-/ Consultingvertrag

Der Klassiker schlecht hin, Dienst- oder Werkvertrag?  Egal was in der Überschrift steht, wichtig ist was tatsächlich umgesetzt werden soll. Ich möchte mich aber hier nicht bis ins Detail drüber auslassen. Gib einfach ‚Dienst- oder Werkvertrag‘ in die Suchmaschine ein und Du wirst schnell fündig.

Im Dienstleistungsvertrag finde ich wichtig, sollte eindeutig geklärt werden, wie das Projekt ablaufen soll und welche Ressourcen von den Vertragsparteien beizusteuern sind. Sofern möglich, sollten auch Projektbeginn und Ende formuliert werden. Klare Ziele führen zu besseren Ergebnissen.

Ressourcenbelegung zwischen Anbieter und Kunde

Die vorstehende Grafik zeigt an, wo der Einsatz des Kunden erwartet wird (roter Bereich oben) und wo der Softwaredienstleister seine Aktivitäten sieht (blauer Bereich unten). Der gelbe Bereich in der Mitte ist die Zone, wo entschieden werden kann, wer das Heft in die Hand nehmen soll. Dies ist ein Beispiel und muss natürlich in jedem Projekt angepasst werden. Ist bereits ein RFP vorhanden und hat der Kunde die nötigen Kenntnisse und Ressourcen, so könnte z.B. die Analyse tendenziell stärker auf seinen Schultern lasten. Andernfalls würde der Softwaredienstleister einen Analysten bereit stellen. 

Preis

Abgerechnet wird in Projekttagen oder -stunden. Die Sätze sind in der Regel abhängig von der Qualifikation der eingesetzten Ressource. Der Einfachheit halber wirst Du vielfach auch einen Durchschnittssatz vorfinden. Wer will die einzelnen Aufwendungen später schon noch aufbröseln. Zu unterscheiden ist auch zwischen Fixpreisen und gedeckelten Angeboten, wo ein Höchstbetrag auf keinen Fall überschritten werden darf.

Bei Durchschnittssätzen besteht die Gefahr, dass der Anbieter weniger qualifiziertes Personal einsetzt, um seine Marge zu erhöhen. In Projekten mit funktionsbezogener Vergütung hingegen wird er eher versuchen sein qualifiziertes Personal unterzubringen.

Hier hilft Dir in beiden Fällen nur wachsam zu sein und bei offensichtlichem Missbrauch direkt zu reklamieren.

Ein sehr wichtiges Thema sind natürlich auch die Spesen. Hier kann sich ein günstiges Angebot aus dem Ausland sehr schnell relativieren. Klare Regelungen vermeiden späteren Ärger. Du solltest aber auch sehen, es macht keinen Sinn den Anbieter hier mit Konditionen zu knebeln, die er schon alleine arbeitsrechtlich nie durchsetzen könnte.

Haftung/ Rücktritt/ Kündigung/ Datenschutz

Hier gilt das Gleiche, wie bei den anderen Verträgen angeführt. In Softwareprojekten arbeitet man mit Milestones, welche eindeutig definiert sein sollten, umso ein messbares Ergebnis zu erhalten. Durch das Aufsetzen einer projektgerechten Organisation sollen Schwierigkeiten bei der Umsetzung professionell gemanaged werden. Prüfe daher sorgfältig, was der Anbieter Dir hier vorschlägt.

Anhänge

Wichtig! Oftmals sind hier die wesentliche Vorgaben für das Projekt versteckt.

Hier noch ein kleiner Exkurs.

Ist der Kauf einer Software vergleichbar mit einem Auto- oder einem Hauskauf?

Im übertragenen Sinne kommt der Kauf einer Software-Suite nicht dem Autokauf, sondern eher dem Kauf einer Immobilie gleich. Vom Finanziellen her unterstreicht dies auch Volumen und Bedeutung der Anschaffung.

Du informierst Dich also am Immobilienmarkt und entscheidest Dich schließlich gegen ein individuell geplantes und für ein Haus von der Stange. Danach fährst Du zum Beispiel zu einem Gewerbe-/ Einkaufspark und guckst Dir einige Standardgrundrisse von Fertig- und von Massivhäusern an. Wie beim Softwarekauf bekommst Du in den Musterhäusern natürlich nur das Feinste vom Feinsten gezeigt. Du kannst also zwischen verschiedenen Ausbau- und Ausstattungsvarianten wählen und auch individuelle Wünsche sind bei ausreichend finanziellem Polster stets machbar.

Das Grundstück (IT-Umfeld) stellst Du selber oder kannst es unter Vermittlung eines Anbieters gerne auch pachten (Hosting).

Du wählst schlussendlich zwischen Kauf- und Mietkauf (Lizenz oder SaaS) die Immobilie in Variante X, Y oder Z. Für zusätzliches Ex- oder Interieur (Module und Anpassungen) schließt Du einen zusätzlichen Vertrag. Der Anbieter stellt Dir einen Bauleiter zur Verfügung (Projektmanager), der mit seinem Handwerkerteam (Analysten und Consultants) das Haus entsprechend Deiner Vorgaben vertragskonform errichten (Implementierung) soll. Du hast hier die Wahl, ob Du alleine den Baufortschritt und damit die Qualität des Gewerkes überwachen möchtest oder ob Du nicht besser einen eigenen Bauleiter/ Gutachter (Externer Berater, wie z.B. JoDeCon) damit beauftragen möchtest.

Zusätzlich bekommst Du noch einen Full-Service-Vertrag (Maintenance & Support) für die Infrastruktur (z.B. Heizungsanlage) und die laufende Inspektion rund um das Haus angeboten.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Hauskauf und Kauf einer Software-Suite ist die Garantie/ Gewährleistung. Beim Hauskauf ist diese üblicherweise viel länger. Die Komplexität des Werkes kann aber durchaus gleich sein. Du solltest also gut überlegen, welche Maßnahmen Du für die Qualitätssicherung vorsiehst.

Im nächsten Beitrag beschäftige ich mich mit der Initialisierungsphase des Projekts.

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Softwareeinführung – 3 – Präsentationen

Softwareeinführung – 3 – Präsentationen

  • Long list
  • Short list
  • Präsentationstermin

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>>>Überarbeitung am 29. August 2013 erfolgt<<<

Dank Deines hervorragenden RFP-Templates mit einer genialen Bewertungsmatrix solltest Du jetzt in der Lage sein, die von den Anbietern gesandten Informationen schnell und zielgerichtet auszuwerten. Du bist weiter im Evaluierungsprozess voran geschritten.

Beispilehafter Prozess der Softwareevaluierung

Ziel ist es nun, von allen angeschriebenen Anbietern (long list) die attraktivsten auszuwählen ( 3 sollten es schon sein) und diesen eine Chance für eine Präsentation zu geben. D.h nicht, dass Du im Vorfeld noch keine Präsentationstermine zulassen solltest. Im Gegenteil, in der Researchphase ist es sehr wichtig sich ein breites Bild vom Markt und den Möglichkeiten zu verschaffen. In der fortgeschrittenen Phase geht es aber um mehr, nämlich um einen ganz gezielten Auswahlprozess, wo vorselektierte Anbieter eine auf Dich abgestellte Präsentation halten sollten. Von ’nur mal gucken‘ sollten wir in dieser Phase weit entfernt sein. Du gehst pro-aktiv vor und gestaltest den Prozess. Aufgrund der erforderlichen Ressourcen, ist ein Präsentationstermin für Deine Organisation, aber auch für die Anbieter sehr teuer. Sei daher bitte fair und konsequent.

Hast du die attraktivsten Angebote identifiziert (short list), dann mach Dir bitte Gedanken, wie Du die Präsentationstermine gestalten möchtest. 

Die Anbieter haben den Karpfen im Teich gesehen und wollen den dicken Fisch nun an Land ziehen. Anbieter, die auf der Short-List stehen, bevorzugen ganz allgemein den letzten Termin in der Serie. Jeder der eingeladenen Anbietern wird daher trickreich versuchen, sich den besten Platz zu reservieren. Du kannst das steuern. Die Frage ist nachher einfach, wie konsequent Du bist.

Ist es beispielsweise sinnvoll, Anbieter, die (aus taktischen Gründen) kurzfristig um Terminverlegungen bitten (besserer Platz) rigoros auszuschließen?

Hast Du sehr viele Anbieter eingeladen und dieser Anbieter ist weiter hinten gelistet, kein Problem. Beim Favoriten sieht dies vielleicht anders aus, der ist aber ohnehin optimal positioniert und sollte solche Spielchen nur dann wagen, wenn er durch einen Wettbewerber angegriffen wird.

Aus Deiner Sicht wird es sinnvoll sein, die Anbieter in der Reihenfolge Deiner Bewertung einzuladen. Den heimlichen Favoriten also zu Schluss.

Warum wird diese Reihenfolge als wichtig eingestuft. Es gibt mehrere Gründe hierfür. Natürlich bleibt das letzt gesagte länger haften. Außerdem wirst auch Du in den Gesprächen einen Lernprozess durchlaufen, welcher den später präsentierenden Anbietern den Vorteil verschafft, bestimmte Basics schneller überspringen zu können. Kennt er seine Mitbewerber, kann er durch Verweise auf das von Dir beim Mitbewerber Gesehene, Zeit einsparen oder aber versuchen, Schwächen im eigenen Produkt geschickt zu kaschieren. Du glaubst gar nicht, wie niedrig die Auffassungsgabe in Wirklichkeit in solchen Terminen ist und was sich ein Kunde in solchen Präsentationen alles erträumt. Hat der Kunde das Produkt schließlich gekauft, dann darf der Projektleiter die Blase später zum Platzen bringen.

Daher auch folgenden Rat. Die Strukturierung des Ablaufs der Präsentation ist nicht so einfach. Klar, Du kannst Dich natürlich an die Struktur Deines RFP halten. Andererseits gehen dann vielleicht wichtige Informationen verloren, die der Anbieter noch in petto hat und eventuell für Dein Unternehmen einen Zusatznutzen bieten würden.

Ich würde generell folgendes Empfehlen:

Wichtige Punkte für die Vor- und Nachbereitung von Präsentationen bei der Evaluierung von Software

  1. Definiere auf jeden Fall einen Ablaufplan mit entsprechenden Zeitpuffern und splitte die Präsentation in den Pflicht- un den Kürteil. Dies gibt dem Anbieter die Gelegenheit sich frei zu präsentieren und Dir zusätzlich die Möglichkeit die Anforderungen strukturiert abzufragen. Womit Du anfängst, bleibt Dir überlassen. Ich würde den „Sales Guy“ in der Kür erstmal auspowern lassen, um ihm dann später richtig auf den Zahn fühlen zu können.
  2. Gestalte den Termin so, dass Deine Kollegen, die nicht an der ganzen Präsentation teilnehmen, den Ablauf nicht unnötig stören. Ich empfehle auf jeden Fall einen Splitt zwischen Pflichtteil und Kür. Eine permanente Rotation ist störend. Aber auch zeitraubende Doppelfragen und Missverständnisse haben einen negativen Einfluss auf den Verlauf. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.
    Sehe eine anschließende Präsentation in kleinem Kreis vor, um die offenen Punkt noch schließen zu können.
  3. Binde die Hauptentscheidungsträger ein.
  4. Mach ein Briefing mit Deinen Kollegen und lege die Strategie fest. Du solltest insbesondere die Alpha-Tierchen vorher bändigen, die gerne mal bei solchen Gelegenheiten ihr Showbühne suchen, aber wenig zur Lösung beitragen.
  5. Erarbeite eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten.
  6. Bestimme jemanden, der die Aussagen des Anbieters protokolliert. Dieses Dokument sendest Du dem Anbieter im Anschluss der Präsentation mit der Bitte, um Bestätigung der Inhalte zu.
    Du solltest dies tun, weil die Angebote mit verschiedenen Modulen, Konfigurations- und Supportleistungen meistens total unübersichtlich sind. Die Präsentationen und Prospekte sind nur bedingt hilfreich. Es ist ein ganz natürlicher Effekt, dass Du immer das sehen wirst, was Dir gezeigt wurde. Entscheidest Du Dich dann bestimmte Module nicht zu kaufen, fehlen Dir nachher vielleicht wesentliche Funktionen.
    Typische Aussage wird dann sein: ‚Das habe ich so aber nicht verstanden. In der Präsentation wurde das anders gezeigt.‘. Glaube mir, es steht meist so im Vertrag oder es kann so interpretiert werden. Ein gut geführtes bestätigtes Protokoll kann hier sehr sehr hilfreich sein.

Wie immer, es geht mir um die Sensibilisierung und nicht um die Vollständigkeit. Das ist dann Aufgabe in meinen Projekten. Bevor ich jetzt ad hoc von der Präsentation zu den Verträgen springe, möchte ich diesen Beitrag wie folgt schließen:

‚Bedenke, Dein Bauch ist intelligenter, wie Du denkst.‘ 

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Softwareeinführung – 2 – Prozessstart – Anforderungen

  • Gestaltung des Projektes (passiv, aktiv)
  • Research nach Software am Markt
  • Soll-/Ist-Analyse (Prozesse, Input, Verarbeitung, Output, Canvas zur Analyse)
  • Request of Proposal (Spezifikation, Lastenheft, Business Requirement Analyse, Muster)

>>>Beitrag vom 21. März wurde am 28. August 2013 überarbeitet und ergänzt!<<<

Das weitere Vorgehen ist unabhängig davon, ob ein externer Berater hinzugezogen wird oder nicht.

Wie gehe ich vor?

Ich denke Du hast zwei Möglichkeiten. Du kannst den Prozess weitgehend passiv gestalten, in dem Du die verschiedenen Anbieter, die Du nach einem mehr oder weniger detaillierten Verfahren vorselektiert hast,  anschreibst und um Angebot und Informationen bittest.

Die zweite Option ist die weitaus aufwendigere, m.E. aber langfristig erfolgreichere. Du gehst mit klaren Vorstellungen auf die Anbieter zu.

Research nach Anbietern

Bevor Du mit den Anbietern in Kontakt trittst, solltest Du Dir daher die Angebote auf den Websites genau anschauen. Mein Beitrag ‚Softwarelösungen im Bereich der alternativen Assets‚ und die nachfolgenden Beiträge sollten Dich hierbei unterstützen.

Analyse Ist und Soll (Prozesse, Input, Verarbeitung, Output)

Basierend auf den hieraus gewonnen Erkenntnissen, was am Markt vorhanden ist, solltest Du gemeinsam mit Deinen Kollegen definieren, was gewünscht wird und wie diese Wünsche zu priorisieren sind. Gleichzeitig solltest Du die jetzigen Prozesse grob analysieren und die Änderungswünsche hierzu dokumentieren.

Wichtig ist es auch die Leitungsebene  zu kontakieren, um ggf. mehr über anstehende strategische Veränderungen der nächsten Jahre zu erfahren.

Dritter Baustein ist die Analyse des bisherigen Outputs aus den bestehenden Systemen und die Erfassung von Änderungswünschen.

Auf die einzelnen Punkte möchte ich im Folgenden noch näher eingehen.

Der Beitrag hat mehrere Seiten!

Seiten: 1 2 3 4 5 6 7 8 9
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Softwareeinführung – 1 – Prozessstart – Ressourcen

  • Sponsor für das Projekt gewinnen
  • Externen Berater, als Projektleiter oder Sparringspartner, frühzeitig einschalten
  • Internen Projektleiter festlegen

>>> Artikel vom 21. März 2013, ergänzt am 28. August 2013 <<<

In den folgenden Beiträgen möchte ich Dir einige Anregungen geben, wie Du den Prozess für die Einführung einer neuen Softwarelösung gestalten kannst.

Sponsor

Ich denke einer der wichtigsten Punkte wird die Gewinnung eines Sponsors sein, der innerhalb Deiner Organisation das Projekt unterstützt, vorantreibt und aktiv verteidigt. Im besten Fall sollte das – natürlich abhängig von der Organisation – jemand aus der obersten Führungsebene sein. Eine Softwareeinführung ohne genügend Power ‚geht meist in die Hose‘.

„Softwareeinführung – 1 – Prozessstart – Ressourcen“ weiterlesen

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MS Office und Individualtools für das Management alternativer Assets

Im Vorfeld hatte ich Dir bereits über meine Erfahrungen mit Softwaretools der unterschiedlichsten Couleur bei der Verwaltung von alternativen Assets berichtet. Übrig bleiben jetzt noch MS Office und selbst oder im Drittauftrag programmierte Tools.

Bei den individuellen Lösungen kann ich aus dem eigenen Nähkästchen plaudern. Starten möchte ich jedoch mit MS Office. Ich möchte dieses Tool auf gar keinen Fall verdammen. Ich finde nur es sollte nicht isoliert zum Management eines Fonds herangezogen werden. Insbesondere betrifft dies MS Excel.

Warum sollte MS Office isoliert nicht zur Verwaltung eines Fonds herangezogen werden?

„MS Office und Individualtools für das Management alternativer Assets“ weiterlesen

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Unternehmensfinanzierung

Anregungen geben, zum Nachdenken anregen, dass sind die Ziele, die ich auch mit den Beiträgen unter diesem Menüpunkt verfolgen. Du wirst hier keine hoch wissenschaftlichen Artikel zum Thema Unternehmensfinanzierung finden.

Ich beschreibe hier auch nicht das Vorgehen von JoDeCon in der Beratungspraxis, sondern bringe meine Erfahrungen aus meinem Berufsleben ein, reiße diese kurz an, um Dich so auf meines Erachtens wichtige Punkte zum Thema zu sensibilisieren. Den Rest solltest Du dann alleine mit Partnern oder Beratern Deines Vertrauens erarbeiten.

Da das Thema Unternehmensfinanzierung sehr eng mit dem Thema Existenzgründung verbunden ist, wird es häufig vorkommen, dass ein Artikel unter beiden Menüpunkten auftaucht. Die Zuweisung erfolgt durch mich, durch Auswahl der vordefinierten Kategorien.

Wichtig: Ich investiere selber nicht und betreibe auch keine reine Finanzvermittlung, sondern unterstütze meine Klienten im Zuge einer Beratung bei der Beschaffung von Kapital. Ich möchte vorher genau kennen, was ich später empfehle oder auch nicht.