Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 5 – Monatsreports (hard facts) – Analyse

Monatsbericht – unterjährige Finanzkennzahlen (hard facts) – Analyse

Fortsetzung des Beitrages:

In den vorangegangenen Beiträgen habe ich den Aufbau der Monatsreports (hard facts) für Plan- und Ist-Daten erläutert. Heute geht es um die Analyse dieser Daten.

Fristen

Ein typisches Szenario ist, dass am Anfang eines Geschäftsjahres dem Investor die Planwerte vorliegen. Spätestens jeweils 6 Wochen nach Monatsende sollten dann die Ist-Daten an die Investoren übermittelt werden.

Bei großen Deals verlangen die Investoren die Reports vielfach bereits bis zum 10. des Folgemonats. Da kleinere Unternehmen die Buchhaltung auf den Steuerberater verlagern, dauert die Erstellung der Berichtsdaten meist etwas länger. Ich persönlich, halte die 6 Wochen aber für viel zu lang. Eine Übermittlung des Berichts, spätestens bis zum Ultimo des Folgemonats, sollte durch die Unternehmen auf jeden Fall angestrebt werden.  Dauert es länger, dann sollten die Prozesse im Unternehmen schleunigst überprüft werden.

Was enthält die Analyse? 

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Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 4 – Monatsreports (hard facts) – Istdaten

Monatsbericht – unterjährige Finanzkennzahlen (hard facts) – Istdaten

Fortsetzung des Beitrages:

In den vorangegangenen Beiträgen bin ich schon bis zum Plan vorgedrungen. Zeit also sich mal die Welt der Ist-Daten anzuschauen. Die bittere Wahrheit kommt jetzt ungeschönt auf den Tisch. Die nachfolgende Grafik kennst Du schon aus den anderen Teilen des Beitrags.

Zusammensetzung Monatsbericht

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Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 3 – Monatsreports (hard facts) – Plandaten

Fortsetzung der Beiträge: Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren.

Bisher erschienen:

Die Bestandteile des Monatsberichtes habe ich in Teil 2 erläutert.

Zusammensetzung Monatsbericht

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Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 2 – Monatsreports (hard facts) – Bestandteile

Monatsbericht – unterjährige Finanzkennzahlen (hard facts) – Bestandteile

Fortsetzung des Beitrages: Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 1 – Allgemein 

Was könnte Bestandteil des Monatsberichts sein? 

Bei jungen wachstumsstarken Unternehmen hat die Liquidität oberstes Gebot. Informationen müssen zeitnah übermittelt werden, um Fehlströmungen zügig korrigieren zu können. Ich würde folgende Struktur empfehlen:

Zusammensetzung Monatsbericht

Üblicherweise nutzen Unternehmen den Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Dies sollte in den meisten Fällen ausreichen. Aus der BWA kann man die wichtigsten Aufwandspositionen entnehmen. Die SuSa gibt detaillierteren Aufschluss über einzelne Konten. Hier kann ich auch die aktuellen Stände der Bankkonten und die offenen Posten sehen. Eine Aufteilung der Umsätze nach Produktgruppen kann Sinn machen, ist aber bei VC-finanzierten Unternehmen anfänglich meist nicht notwendig, da es sich in der Regel um Ein-Produkt-Unternehmen handelt. Lässt man vom Steuerberater buchen, wird dieser mit großer Wahrscheinlichkeit das Datev-System nutzen. Wenn auch selten verbreitet, es ist dennoch vorhanden, die Datev hat auch eine Auswertung zur Liquidität. Nimmt man die Aufteilung nach DRS 2, so erhält man folgende Werte:

Cash-Flow aus laufender Geschäftstätigkeit (operative cash flow)

Cash-Flow aus der Investitionstätigkeit (investive cash flow) und den

Cash-Flow aus der Finanzierungstätigkeit (finance cash flow).

Eventuell können noch Justierungen durch Wechselkurseinflüsse erforderlich werden. Diese lasse ich hier einfach außen vor. Damit bekomme ich ausgehend von der Liquidität am Ende der vorherigen Periode, und den 3 Cash-Flow-Größen die aktuelle Liquidität zum Berichtsstichtag.

Liquiditätsrechnung nach DRS 2

Als CFO oder Controller eines Unternehmens, welches die Buchhaltung über den Steuerberater abwickelt, solltest Du Dir unbedingt zeigen lassen, welche Auswertungen (Templates der Datev) möglich sind. Die Datev biete mehr, wie man denkt. Meine Erfahrung ist jedoch, dass Du schon einiges an Beharrlichkeit mitbringen musst, um an die Informationen zu gelangen. Viele Mitarbeiter in den Steuerbüros tun sich mit solchen „Sonderwünschen“ schwer und blocken daher zunächst mal ab.

Zusätzlich sollte noch eine Personalstatistik, getrennt in Management, Schlüsselpersonen, Mitarbeiter, Aushilfen und Auszubildende erstellt werden. Eine Aufteilung in Voll- und Teilzeitkräfte, letztere mit prozentualer Gewichtung, gibt Aufschluss über die verfügbaren Ressourcen. Ggf. macht auch eine Maschinenstatistik Sinn. Dies hängt vom Unternehmensgegenstand ab. Die Personalstatistik ist auch nützlich, wenn z.B. Versicherungen einmal jährlich Informationen zur Personalentwicklung abrufen. Es macht Sinn diesen Bericht in die Berichtslandkarte (s. Teil 1 des Beitrags) einzutragen. Am Ende wirst Du überrascht sein, was da alles zusammen kommt. 

So, jetzt haben wir die möglichen Datenquellen für den Monatsbericht definiert, welche es Dir in aufbereiteter Form erlauben sollten, den Investoren einen fundierten Überblick über die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmen zu geben. Würdest Du jedoch nur die Ist-Zahlen alleine liefern, so wäre dies für eine vernünftige Auswertung natürlich nicht ausreichend. Üblicherweise – es gibt tatsächlich auch Ausnahmen – werden Entscheidungen über ein Investment anhand von fundierten Planzahlen getroffen. Ergo interessiert Eingangs des Investments, mit welcher Entwicklung rechnet das Unternehmen (Einstandsplanung) und später dann eben, wie hat sich das Unternehmen gegenüber der Planung tatsächlich entwickelt.

Um dies feststellen zu können, werden Planzahlen deren Gliederung möglichst mit den Ist-Zahlen übereinstimmt bzw. sich plausibel aggregieren lassen, benötigt. Erhalte ich Ist-Zahlen auf Monatsbasis und habe Planzahlen nur auf Jahresbasis vorliegen, dann ist das ein deutliches Manko. Viele Unternehmen unterliegen zum Beispiel saisonalen Schwankungen. Zwölftelt man die Planwerte einfach, dann würde unter Umständen ein fehlerhafter Vergleich angestellt. D.h. also, dass wir in Vorbereitung der Berichterstattung und ihrer Analyse mit vernünftigen, gleichstrukturierten Plandaten arbeiten müssen.

Mehr dazu im nächsten Beitrag:

Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 3 – Monatsreports (hard facts) – Plandaten (Freischaltung geplant am 28. August 2013)

 

 

Reporting von Startup-Unternehmen an ihre Investoren – Teil 1 – Allgemein

Heute befasse ich mich mit dem Berichtswesen von Startup-Unternehmen an ihre Investoren. Ich gehe dabei davon aus, dass das Unternehmen durch mindestens einen Venture-Capital-Fonds finanziert wird. 

Blickwinkel: Sicht des Portfoliounternehmens

Zunächst lege ich, wie zuvor schon in anderen Beiträgen geschehen, fest, auf welchem Level ich mich in der Finanzierungspyramide befinde und welchen Betrachtungswinkel ich im Beitrag einnehmen werde. Wie der Titel schon sagt, sind wir auf der Ebene des Unternehmens, welches Kapital einwirbt und mit Bereitstellung der Mittel berichtspflichtig wird. Hier gebe ich jetzt Tipps für den Aufbau des Berichtswesens mit dem Schwerpunkt Venture-Capital. 

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Controlling- und Planungstools in Deutschland

Die zweite Gruppe von Softwarelösungen, die bei der Verwaltung der alternativen Assets zum Einsatz kommen sind Planungs- und Controllingtools.

Bei internationalen Kunden sind mir hier keine besonderen Tools aufgefallen. Daher möchte ich mich bei meinen Ausführungen auf den deutschen Markt beschränken.

Tabelle: Anbieter von Controlling- und Planungstools

#AnbieterHerkunftProdukt
1CP Corporate Planning AGDeutschlandu.a. Corporate Planning Suite
2Prevero AGDeutschlandu.a. professional planner 8
3SWOT Controlling GmbHDeutschlandu.a. SWOT Co
4LucaNet AGDeutschlandu.a. LucaNet.Planner
® www.jodecon.de

Alle Rechte an den Namen und Produktnamen liegen natürlich bei den Herstellern. Die Reihenfolge in der Tabelle entspricht meiner Wahrnehmung am Markt. Wobei ich hier nationale Maßstäbe angelegt habe. International kann dies wieder ganz anders aussehen.

Die Tabelle erhebt weder Anspruch auf objektive Richtigkeit noch Vollständigkeit.

Du kannst Dich im Übrigen zu diesem Thema auch sehr gut auf http://www.controllingportal.de informieren. Auf den Unterseiten gibt es einen Marktplatz für Software rund um das Thema Controlling. Ich bin mir sicher, dass Du hier die ersten Antworten auf Deine Fragen bekommst.

Die Reihenfolge in meiner Liste beruht wiederum auf subjektivem Empfinden im Markt für das Management von alternativen Assets. Allerdings die wirklich Nummer 1, Microsoft Excel, ist in der Liste nicht enthalten, da ich diese in der Gruppierung der Softwarelösungen gesondert herausgestellt habe.

Der Einsatz der Lösung erfolgt ggf. in Kombination mit anderen Tools anstelle einer Asset-Management-Software-Suite oder in manchen Fällen auch zusätzlich.

Bei den Planungs- und Controllingtools, die als Ersatz für eine Asset-Management-Software-Suite zu Einsatz kommen handelt es sich um komplexere Lösungen, die um wichtige Module erweitert wurden. In den anderen Fällen hat man sich zusätzlich für ein Controlling- und Planungstool entschieden, da die angebotene Lösung der Asset-Management-Software-Suite zu mager war. Welches Tool dann wirklich zum Einsatz kommt hängt vielfach von den Gewohnheiten des Controllers und nicht unbedingt immer von der Qualität der Software ab.